دورة المستندات وضبط النسخ
الوثائق والبيانات الرئيسية والتتبع
يُحفظ تقدمك داخل هذا المتصفح فقط.مقدمة الوحدة
المستند يصرح أو يثبت أو يفسر الحركة. أمر الشراء يجيز التوريد، وGRN يثبت المقبول، وأمر الصرف يجيز الإخراج، والتحويل يربط المصدر والوجهة، وعدم المطابقة يثبت الاستثناء. تختلف الأسماء لكن يجب ألا تختلط الأغراض.
ضبط النسخ يمنع العمل على إجراء أو نموذج قديم، ويحدد المالك والاعتماد وتاريخ السريان والحفظ. السجل الجيد يمكن مراجعته دون الاعتماد على ذاكرة المنفذ.
مخرجات التعلم
- تصنيف المستندات
- ربط المستند بالمعاملة
- ضبط الإصدار والحفظ
المفاهيم الأساسية
Source documentTransaction recordDocument controlRetention
السجلات والأدوات
▤ مصفوفة المستندات▤ سجل الإصدارات
حالة مهنية
استخدم فريق الاستلام نموذجًا قديمًا لا يحتوي خانة التشغيلة؛ اكتمل العدد وفشل التتبع.
تطبيق عملي
ابنِ مصفوفة لثمانية مستندات توضح الغرض والمنشئ والمعتمد والحفظ والمعاملة المرتبطة.
تحقق ذاتي: هل أمر الشراء إثبات استلام؟
الإجابة: لا؛ هو مرجع وتصريح، أما الاستلام فيثبته التحقق الفعلي وسجل القبول مثل GRN.